Comment insérer des Smartfields® ?
Les Smartfields® ou balises entre crochets vont vous permettre de créer des documents types et de récupérer la Data contenue. Vous vous demandez comment cela fonctionne ? Comment faire ? On vous explique en détail.
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Comment créer un document type avec Smartfields® ?
C'est très simple ! Il vous suffit d’écrire dans votre document des Smartfields® [Champ/], qui seront remplacées, par un champ à compléter, ou alors encadrer une zone entre une balise de début [Champ] et une balise de fin [/Champ], qui sera remplacée par un champ à compléter.
Remplacez simplement le terme « Champ » par le nom du champ que vous souhaitez insérer à cet endroit.
Pour créer votre document type vous avez la possibilité d'utiliser des Smartfields® standards ou optionnels :
Ils vous permettent de reprendre les informations standards de votre client ou même de votre société afin qu'ils soient complétés automatiquement lors du glisser/déposer de votre PDF dans l'application SELL&SIGN.
Tuto vidéo : préparez vos documents avec les Smartfields®
Pas envie de lire ? Notre experte vous explique comment fonctionnent l'insertion des Smartfields® dans vos documents en vidéo.
Les Smartfields® standards
Information du signataire
- Société
- Nom
- Prénom
- Adresse 1
- Code postal
- Ville
- Pavé de signature signataire 1
- Pavé de signature de votre entité juridique
- Sceau de confiance
En Smartfield pour le premier signataire
- [sc_sign1.societe/]
- [sc_sign1.nom/]
- [sc_sign1.prenom/]
- [sc_sign1.adresse1/]
- [sc_sign1.cp/]
- [sc_sign1.ville/]
- [sc_sign1.signature/]
- [sc_user.signature/]
- [sc_sceaudeconfiance/]
Afin de vous donner plus de souplesse pour adapter vos documents, découvrez les deux autres possibilités de champs personnalisables.
Les Smartfields® options
Vous pouvez créer votre propre Smartfield® en ajoutant vous-même des options personnalisables lors du glisser/déposer dans SELL&SIGN de la forme [OPTION/], afin de matéraliser et de rendre configurable toutes les données métier importantes de votre contrat.
Par exemple, vous devez personnaliser la rémunération vous pouvez noter dans votre traitement de texte un Smartfield® du type [Rémunération/].
Afin de maîtriser la mise en forme de votre modèle, vous pouvez créer des zones personnalisables dans votre Smartdoc.
Dans votre Smartdoc :
Lorsque vous le chargez dans SELL&SIGN :
Le résultat dans votre contrat :
Les Smartfields® de zone : taille variable ou sur plusieurs lignes
Si la donnée risque de prendre plus d'espace dans le document que le smartfield lui-même, ou si elle peut s'étendre sur plusieurs lignes, vous pouvez utiliser un smartfield de zone, qui s'ouvre et se ferme pour définir un rectangle dans lequel s'inscrira la donnée. Pour cela, il vous suffit d'ajouter une balise de zone que vous renommez selon votre convenance dans votre document de traitement de texte. [OPTION] et une balise de fin [/OPTION].
L'espace que vous laisserez entre ces deux balises correspond alors à la taille de votre zone. Par exemple, vous décidez de personnaliser la mission de votre salarié dans son contrat de travail, vous pouvez noter : [Mission] [/Mission]
Cas pratique Smartfields®
Nous partons de votre document initial sur votre traitement de texte. Les champs surlignés en jaunes représentent les informations qui doivent être personnalisées à chaque nouveau document.
Transformons ce même document en Smartdoc® en nous référant aux Smartfields® standards et en créant de nouvelles options.
Nous avons utilisé les alias afin de réduire la place occupée par les champs.
En gris vous retrouvez les Smartfields® standards, en turquoise il s'agit de Smartfields® optionnels et enfin en vert vous créez une zone dans votre modèle de contrat.
Vous pouvez dès à présent enregistrer votre Smartdoc® en PDF.
Éditons un nouveau contrat dans SELL&SIGN avec les informations suivantes pour la future salariée :
Mlle Séverine Risson-Dubois, née le 14/07/1991, habitant rue de la magie de demain, 13007 Marseille. Elle sera en CDD pour une durée de 24 mois au poste d'Assistante Marketing pour une rémunération de 1500€ (Mille cinq cents euros). Sa mission sera la suivante : "Assister le directeur Marketing pour le suivi de la gamme "MAGIEMAGIE" : Analyse des données chiffrées et reporting mensuel."
Dans SELL&SIGN, je crée tout d'abord la fiche de ma future salariée puis je choisis la fonction "Faire signer un document PDF" . Je n'ai qu'à glisser/déposer le document type.
Mes Smartfields® à compléter apparaissent alors :
Après avoir complété les informations dans SELL&SIGN, vous n'avez plus qu'à valider et votre contrat se complète automatiquement.
Vous pouvez également ajouter vous-même directement les pavés de signature à votre document en vous référant aux Smartfields® standards.
Testons le résultat de l'ajout des pavés de signature dans le Smartdoc® une fois que le contrat est signé pour les deux parties :
Comme vous avez pu le constater, ajouter des Smartfields® dans vos documents est un jeu d'enfant et vous permettra de gagner un temps considérable !
Alors à votre tour de créer vos Smartdocs® !
Les questions fréquentes et bonnes pratiques
Que faire si mes Smartfields® ne sont pas remplacés ?
Dans de rares cas, il arrive que les Smartfields® ne soient pas détectés. Vérifiez d'abord qu'ils soient bien formatés (soit autofermant : [field/] soit ouvert et fermé : [field] [/field]).
Si c'est le cas, essayez de modifier la police de caractères utilisée. Nous recommandons l'utilisation de la police Helvetica, qui est standardisée dans les PDF.
Que faire si mes Smartfields® dépassent après avoir été remplacés ?
Il peut arriver que la fin du Smartfield® (par exemple "/]") dépasse à droite une fois le smartfield® remplacé. Cela est dû à une mauvaise détection de la longueur du Smartfield® par SELL&SIGN. Pour éviter cela, ne formatez pas le texte contenant les Smartfields® en "justifié", mais en "aligné à gauche".
À quel endroit retrouver la data contenue dans mes Smartdocs® ?
Lorsque vous faites signer un documents type avec Smartfields® intégrés (un Smartdoc®) vous pouvez retrouver les informations renseignées directement dans le backoffice de la solution. Vous pouvez exporter ces données au format .csv d'un simple clic !
1. Sélectionnez le(s) contrat(s) concerné(s)
2. Cliquez sur le bouton "Export CSV"
Les exemples de documents types avec Smartfields® intégrés
Nous avons décidé de vous mettre à disposition des modèles de documents types avec Smartfields® intégrés.
Modèle de Smartdoc mandat exclusif pour l'immobilier :
- [download id="3930"]
- [download id="3933"]
Modèle de Smartdoc contrat de travail en CDI :
- [download id="3923"]
- [download id="3927"]
En cas de besoin, vous pouvez toujours consulter le Centre d'aide de SELL&SIGN ou bien ouvrir un ticket auprès de l’équipe Support. Elle est à votre disposition pour vous aider et répondre à toutes vos questions.
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