Comment faire une signature électronique dans un document ?
Découvrez comment faire un signature électronique à valeur légale dans un document en suivant notre guide pas à pas. Vous découvrirez comment insérer vos champs de signature électronique vous-même et comment l'envoyer à vos clients pour leur faire signer, en toute simplicité !
Rédigez votre contrat
Pour commencer, créez ou ouvrez votre modèle de contrat existant dans votre traitement de texte (Microsoft Word par exemple), et complétez les éléments de votre contrat-type.
Une fois votre document finalisé, il ne vous reste qu'à insérer des pavés de signature électronique en bas de ce dernier. Pour cela, il vous suffit d'ajouter directement dans votre document les codes suivants :
- [Signature/] : à l'endroit où vous souhaitez créer et faire apparaître un pavé de signature électronique pour votre client ou signataire,
- [Contre-signature/] : pour faire apparaître le pavé de signature de votre société quand vous contre-signerez le contrat.
- [Sceau/] : si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter un pavé de signature pour faire apparaître le Sceau du Tiers de Confiance de signature électronique en ajoutant le champ [Sceau/]. Cela permettra d'attester de la valeur juridique des signatures électroniques.
Laissez un peu de place en bas et à droite de ces Smartfields pour que le pavé puisse être inséré. Si besoin, vous pouvez aussi maîtriser la taille de ces pavés, en les refermant.
Une fois que vous avez renseigné les éléments de votre contrat et ajouté les pavés de signature à la fin de votre document, sauvegardez-le au format PDF.
Exemples à télécharger :
Voici à titre d'exemple deux modèles de documents à télécharger prêts pour faire une signature électronique :
Modèle de mandat de vente exclusif pour l'immobilier :
Smart mandat immo format PDF (8250 téléchargements)
Smart mandat immo format Word (4363 téléchargements)
Modèle de contrat de travail en CDI :
Envoyez votre contrat pour faire une signature électronique à distance
Pour initier la création de la signature électronique et envoyer le contrat pour signature, connectez-vous à SELL&SIGN.
Puis, choisissez ensuite la fonction "Faire signer un document PDF" sur l'application.
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Désigner le ou les signataires de votre contrat
Ajoutez le ou les signataires que vous souhaitez faire signer électroniquement. Selon vos préférences plus ou moins de champs sont obligatoires (il est plus sécurisé de rendre obligatoire l'adresse postale, mais dans certains cas l'on peut y renoncer par souci de simplicité et de rapidité). Chaque signature pourra ainsi faire une signature électronique dans votre document.
Ensuite choisissez le mode de signature de votre signature. Est-il avec vous ? Choisissez un mode de signature en face à face, graphique si vous avez un tablette, ou par SMS si vous êtes face à un écran d'ordinateur avec votre signataire. Il est à distance ? Choisissez le mode mail + SMS, fiable et sécurisé.
Chargez le document PDF à faire signer électroniquement
Glissez et déposez votre document au format PDF dans l'application. Il s'affiche et les pavés de signature électronique sont insérés là où vous les avez positionnés. Vous pouvez désormais envoyer le document à votre client pour lui permettre de créer et d'y apposer sa signature électronique.
Avant d'envoyer votre document pour signature, vous avez la possibilité de lui ajouter des annexes, qui seront également intégrées au dossier de preuve juridique.
Vos clients ou signataires recevront un mail leur permettant de relire et de signer votre contrat et les annexes. Comment faire leur signature électronique ? Il leur suffira de saisir un code secret reçu sur leur mobile par SMS, et leur signature numérique sera créée et insérée aux endroits que vous avez prévus dans le document.
Votre contrat revient avec les signatures électroniques juridiquement valables
Lorsque le ou les signataires que vous avez désignés auront signé, vous pourrez valider le contrat dans votre backoffice pour finaliser la transaction.
Le document sera alors contre-signé avec votre signature électronique, et les champs de signature électronique contiendront les certificats numériques correspondant aux signataires, et seront valables juridiquement ! Le contrat sera également horodaté, scellé et mis en archivage légal.
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La loi donne à la signature électronique, si elle est faite dans les règles, la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
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