La signature digitale pour les contrats de vente de prestations : Success Story ADS Group

ADS GROUP est un acteur majeur sur le marché de la sécurité des entreprises et compte aujourd’hui 5 pôles d’activité :

La mission d’ADS GROUP est d’offrir à ses clients une offre pour sécuriser lespersonnes, les biens et les accès des entreprises. En proposant une prestation et un suivi de qualité grâce aux compétences techniques développées dans ces nouvelles technologies innovantes de la sécurité, ADS GROUP réduit durablement les risques au sein des entreprises. Des solutions innovantes et une maintenance de qualité sont de vraies forces pour le groupe dans ce secteur.

Jean-Pierre Kaladjian, Président du groupe a une vision très claire de la marche à suivre pour assurer le développement de sa société. C’est ce désir constant d’impulsion et d’innovation qui l’a poussé à s’intéresser à la digitalisation de son entreprise. En s’attaquant à la signature électronique, ADS GROUP est le seul acteur de son marché à digitaliser son activité contractuelle et propose ainsi un parcours simplifié pour les commerciaux, les fonctions administratives, et les clients.

Avec la norme eIDAS, entrée en vigueur à l’été 2016, le groupe peut aisément afficher ses ambitions de déploiement au niveau européen avec un seul et même outil : SELL&SIGN, application business intégrant la signature électronique.

Dans le cadre de son modèle économique construit à travers un système de prestations en Leasing, ADS GROUP avait des processus papier avec signature manuscrite assez lourds, notamment avec l’intégration dans le contrat ADS GROUP, d’une partie financière incluant le leaseur. Il s’agit donc d’un contrat qui comporte un socle commun avec l’organisme financier, mais également une partie ajoutée pour les prestations complémentaires, apportées par ADS GROUP. Côté opérationnel, le commercial devait fournir en aval de la signature de son client d’autres éléments tels que les fiches d’installation, les plans…

Une fois l’ensemble des documents tamponnés (environ 18 coups de tampons) et signés une dizaine de fois, les membres de l’administration des ventes recevaient les documents papier pour contrôle et validation des contrats.

Ce processus manuscrit était donc fastidieux et n’était pas dans la lignée des projets et ambitions du groupe. Il s’agissait donc de digitaliser et d'automatiser au maximum le processus contractuel. C’est l’objectif que s’est fixé le Président d’ADS GROUP pour l’année 2017.

En effet, au sein des 11 agences, un constat d’inertie entre la signature des contrats et les traitements administratifs qui suivaient était un réel point de préoccupation qu’il souhaitait améliorer depuis longtemps.

Une fois les documents signés, les assistantes ADV (Administration des Ventes) devaient ensuite contrôler les contrats puis réaliser d’autres démarches : demande de financement, vérification des stocks… avant que les équipements soient enfin prêts à être installées.

L’intégralité de ce processus couvrait un délai moyen de 11 jours en tenant compte également des délais postaux. Ces méthodes de travail traditionnelles ralentissaient l’activité commerciale, allongeaient les délais de facturation et alourdissaient donc le BFR du groupe.

Jean-Pierre KALADJIAN s'est immédiatement fixé un objectif ambitieux : supprimer complètement la signature papier et proposer à ses collaborateurs et ses clients une expérience 100% digitale, que ce soit à distance ou en face à face.

À travers la signature électronique de ses contrats, ADS GROUP souhaite moderniser ses procédures afin d’être plus efficace et efficient sur le terrain comme dans les back-offices. En se concentrant sur les métadonnées des documents signés et en les retraitant pour les analyser et orienter sa stratégie de développement, ADS GROUP a su imaginer son positionnement en incluant le BIG DATA comme valeur indispensable de sa démarche.

En effet, l’objectif était de trouver une solution permettant de capitaliser sur les données pour ainsi les exploiter à des fins commerciales et marketing, dans le but d’accroître la notoriété du groupe et ainsi détenir un levier de croissance pour les années futures au-delà de nos frontières.

Depuis début 2017, tous les commerciaux et l’administration des ventes du groupe détiennent un accès à l’application.

Ainsi, les contrats sont désormais exclusivement saisis dans SELL&SIGN. Les parcours digitaux de signature permettent de fiabiliser, fluidifier les processus et capitaliser sur les métadonnées contenues à l’intérieur des contrats.