La digitalisation des contrats de marché

Les originaux des nombreux documents associés à un projet étaient conservés par la Direction Juridique. Au vu de la quantité de pages des contrats de marché et du nombre de projets réalisés chaque année, les espaces de stockage situés au siège de GSE ont fini par être saturés. Ainsi, depuis deux ans, l’entreprise a dû faire appel à un service d'archivage externe pour le stockage de ses documents papier, engendrant de nouvelles charges.

Remettre la main sur un vieux dossier est devenu encore plus long et compliqué du fait de l'implication de ce tiers pour l'archivage physique. Or, les consultations des documents ne sont pas rares dans le domaine de la construction, qu’il s’agisse de projets en cours ou passés. En effet, l’activité de construction est une activité marquée par des contentieux ainsi que des expertises (assureur ou judiciaire) lorsqu’une malfaçon apparaît sur le bâtiment (fissure, étanchéité…). Les incidents peuvent s’échelonner sur toute la vie d’un bâtiment, et il est impératif de pouvoir accéder au dossier de construction de celui-ci afin de remonter l’historique des opérations et ainsi de déterminer la chaîne de responsabilité du défaut. Du fait du recours à un prestataire pour l’archivage physique des contrats, les délais de récupération des dossiers en cas de consultation se sont donc allongés

Afin de mettre à disposition les éléments des projets, GSE a commencé par adopter une GED (gestion électronique de documents) pour pouvoir retrouver les versions scannées des documents à tout moment dans le système d’information. Cette première étape du projet a donc facilité en majeure partie l’accès à l’information. Pour autant, numériser les nombreuses pages des contrats n’avait rien d’amusant… De plus, certains documents ne pouvaient être intégrés en version scannée dans la GED comme par exemple la version numérique des plans de grandes dimensions pour les chantiers. Pour aller plus loin dans leur digitalisation et accélérer les opérations, GSE s’est fixé pour but d’atteindre le zéro papier pour éviter de devoir numériser leurs documents.

Afin de simplifier son quotidien et de répondre aux problématiques de volume de conformité des documents, GSE a pris le virage de la signature électronique. En commençant par son cœur de métier, GSE a lancé sa première impulsion au zéro papier.

L'idée de départ

Faire signer électroniquement à distance les prestataires participant aux projets de construction du groupe !
Désormais, les directeurs de projet ne sont plus obligés d’organiser des séances de signatures de contrats avec leurs nombreux prestataires. Ils envoient leurs documents à leurs signataires à distance pour obtenir le consentement de ces derniers.

Pourquoi retenir la solution SELL&SIGN ?

L’outil SELL&SIGN a séduit par sa praticité. L’application est si simple d’usage, que les utilisateurs l’ont adoptée avant même d'y être formés ! La prise en main a été facile et les équipes sont satisfaites de la simplification des démarches administratives apportée par SELL&SIGN.
Alors que les Directions craignaient une conduite du changement difficile, le produit a été rapidement généralisé.

Mise en œuvre et collaboration :

Pour mettre en œuvre le projet de digitalisation de GSE, un travail de collaboration a été effectué, notamment pour comprendre l’organisation interne des projets. Si la solution SELL&SIGN répond au besoin de faire signer électroniquement n’importe quel document à valeur légale et probante, il a fallu analyser et comprendre les processus en place au niveau organisationnel pour y adapter la solution.
Les équipes projets ne sont pas figées et le même interlocuteur interne peut gérer plusieurs projets à la fois avec des équipes totalement différentes. La compréhension et la retranscription de l’organisation et de l’affectation des rôles et des périmètres d'action des utilisateurs a ainsi constitué une activité centrale dans la collaboration entre GSE et l'équipe SELL&SIGN.